Allgemeine Teilnahmebedingungen für Aussteller

1. Anmeldung

Die Anmeldung zur Teilnahme erfolgt ausschließlich durch termingerechten Eingang des ausgefüllten und rechtsverbindlich unterschriebenen Anmeldeformulars bei der spring Messe Management GmbH, Güterhallenstrasse 18a, 68159 Mannheim unter Anerkennung dieser Teilnahmebedingungen. Die Anmeldung ist verbindlich, unabhängig von der Zulassung. Bedingungen und Vorbehalte bei der Anmeldung sind nicht zugelassen und gelten als nicht gestellt. Der Anmeldetermin für die jeweilige Veranstaltung ergibt sich aus den beigefügten „Besonderen Teilnahmebedingungen“.

2. Annahme der Anmeldung / dem Zustandekommen des Vertrages

Der Anmelder wird zugelassen:

nach Maßgabe der vorhandenen Ausstellungsfläche und

sofern er die in diesen „Allgemeinen Teilnahmebedingungen“ und der „Besonderen Teilnahmebedingungen“ genannten Voraussetzungen erfüllt und

sofern sein Ausstellungsgut dem Gesamtrahmen und der Konzeption der Ausstellung entspricht.  

Unternehmen, die ihre finanziellen Verpflichtungen aus früheren Veranstaltungen nicht erfüllt haben, können von der Zulassung ausgeschlossen werden.

Mit dem Übersenden der Zulassung per E-Mail an den im Anmeldeformular angegeben Ansprechpartner, ist der Vertrag zwischen dem Veranstalter und dem Aussteller geschlossen. Der Aussteller erhält einen Plan, aus dem Lage und Maße des Standes ersichtlich sind. Für etwaige Maßdifferenzen und sich daraus ergebende Unterschiede zwischen Plan- und Ist- Größe des Standes ist der Veranstalter nicht haftbar. Der Veranstalter behält sich vor, dem Aussteller abweichend von der Zulassung, einen Stand in anderer Lage zuzuweisen, Ein-, Um- und Ausgänge zum Messegelände und zu den Hallen zu verlegen oder zu schließen und sonstige bauliche Veränderungen vorzunehmen, soweit er wegen besonderer Umstände ein erhebliches Interesse an solchen Maßnahmen hat. (vgl. auch Ziff. 3)

Nach Zulassung durch den Veranstalter bleiben die Anmeldungen und die Verpflichtungen zur Zahlung des Beteiligungsbeitrages rechtsverbindlich, auch wenn z. B. Einfuhrwünschen des Ausstellers nicht oder nicht in vollem Umfang seitens der dafür zuständigen Stellen entsprochen wird, das Ausstellungsgut nicht rechtzeitig (z. B. durch Verlust, Transport- oder Zollverzögerung) oder überhaupt nicht zur Veranstaltung eintrifft oder Einreisevisa für den Aussteller oder seinen Beauftragten nicht rechtzeitig vorliegen.

Stände werden dem Aussteller oder seinem Beauftragten vor Beginn der Veranstaltung übergeben. Über Stände, die vom Aussteller oder seinen Beauftragten nicht vereinbarungsgemäß übernommen sind, kann anderweitig verfügt werden, ohne dass der Aussteller über die in Nummer 8 enthaltenen Rechte hinaus Ansprüche stellen kann. Der Veranstalter ist berechtigt, die Zulassung zu widerrufen, wenn sie auf Grund falscher Voraussetzungen oder Angaben erteilt wurde oder die Zulassungsvoraussetzungen später entfallen.

Zur Gewährleistung der Erbringung des umfassenden Leistungsumfangs der Modulstandbausysteme Maxima und Octanorm liegt die Bestelldeadline bei drei Wochen vor dem offiziellen Messetermin. Aus logistischen Gründen ist die Bestellung eines Modulstandbaus nur bis zwei Wochen vor Messebeginn möglich.

3. Zuteilung der Standfläche

Die Standflächen werden auf der Grundlage einer „first come first served“ Basis verteilt. Der Aussteller hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Größe oder Lage des Standes. Auch nach der Zulassung hat der Aussteller keinen Anspruch auf die Lage seines Standes. Insbesondere kann der Veranstalter eine Reduzierung der angemeldeten Quadratmeter vornehmen, wenn die zur Verfügung stehende Ausstellungsfläche überzeichnet wird oder aber eine Vergrößerung um maximal 15 % vornehmen.

4. Unteraussteller

Standflächen werden grundsätzlich nur als Ganzes und nur einem Vertragspartner als Hauptaussteller überlassen.

Dieser ist grundsätzlich berechtigt, Unteraussteller auf seiner Standfläche aufzunehmen. Voraussetzung ist die vorab erfolgte schriftliche Anmeldung des Unterausstellers durch den Hauptaussteller sowie die vorab erteilte schriftliche Zustimmung durch den Veranstalter. Die für die Veranstaltung geltenden Teilnahmebedingungen gelten auch – soweit sie Anwendung finden können – für Unteraussteller. Der Veranstalter erteilt die Zustimmung erst, wenn die benannten Unteraussteller schriftlich die „Allgemeinen Teilnahmebedingungen“ anerkannt haben.

Unteraussteller / zusätzlich vertretene Unternehmen sind alle Firmen, die neben dem Hauptaussteller mit eigenem Personal und eigenen Produkten auf dem Stand ausstellen oder erscheinen. Sie gelten auch dann als Unteraussteller, wenn sie zum Hauptmieter enge wirtschaftliche oder organisatorische Bindungen haben. Als zusätzlich vertretene Unternehmen zählen solche, deren Waren oder Dienstleistungen auf dem Stand durch einen Aussteller angeboten werden, ohne dass sie selbst die Ausstellereigenschaft besitzen. Diese müssen als Unteraussteller angemeldet werden. Ansonsten ist die Bewerbung, Werbung oder Promotion von Firmen, die nicht zugelassen sind, strikt untersagt.

Die Teilnahme von Unterausstellern ist kostenpflichtig, der Hauptaussteller ist verpflichtet, für den Unteraussteller eine Anmeldegebühr (siehe Punkt 5. „Allgemeine Teilnahmebedingungen) an  den Veranstalter zu entrichten (vgl. auch Ziff. 12a).

Auf besonderen Antrag des Hauptausstellers kann die Berechnung der Anmeldegebühr für den Unteraussteller direkt an den Unteraussteller erfolgen. Aussteller und Unteraussteller haften in diesem Fall als Gesamtschuldner, der Hauptaussteller wird erst nach vollständigem Ausgleich der Forderung von der Verpflichtung zur Zahlung frei.   Der Hauptaussteller haftet für ein Verschulden seiner Unteraussteller und deren Erfüllungsgehilfen wie für eigenes Verschulden und Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen. Hauptaussteller und Unteraussteller haften für den Veranstalter als Gesamtschuldner.

5. Anmeldegebühr

Aussteller und Unteraussteller / zusätzlich vertretene Unternehmen sind verpflichtet, an den Veranstalter eine Anmeldegebühr laut Anmeldeformular 1 und „Besondere Teilnahmebedingungen“ zu zahlen. Die Anmeldegebühr beinhaltet:

  • Eintrag in das alphabetische Ausstellerverzeichnis (Katalogeintrag)
  • Fachbesuchereinladungskarten
  • Allgemeinkosten für Werbung, Verwaltung und Durchführung
  • Kostenfreie Ausstellerausweise (in Abhängigkeit von der Standgröße)

Sofern es der Aussteller unterlässt, Unteraussteller anzumelden oder in seiner Anmeldung unvollständige oder falsche Angaben macht, ist der Veranstalter berechtigt, die Anmeldegebühr nach eigenen Feststellungen so zu berechnen, als wäre eine ordnungsgemäße Anmeldung erfolgt. Er ist darüber hinaus berechtigt, im Wiederholungsfall nach erfolgter Abmahnung den Messebeteiligungsvertrag mit dem Hauptaussteller aus wichtigem Grund zu kündigen.

6. Zahlungsbedingungen

Nach der Zulassung ist der Aussteller verpflichtet, 50% der Standmiete und die volle Anmeldungsgebühr nach Erhalt der Rechnung als Anzahlung zu leisten. Die restlichen 50% der Standmiete sind nach Erhalt der Rechnung nicht später als sechs Wochen vor Messebeginn zu zahlen. Die Rechnung für zusätzliche Leistungen, die vom Aussteller bestellt wurden, ist zum in der Rechnung genannten Termin zu zahlen. Wird der Zahlungstermin nicht eingehalten, ist der Veranstalter berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und anderweitig über die Standfläche zu verfügen. Sofern über die Standfläche anderweitig verfügt worden ist, gilt die Nummer 8 entsprechend.

7. Abtretung, Aufrechnung, Zurückhaltungsrecht

Die Abtretung von Forderungen gegen den Veranstalter, die Aufrechnung gegen den Beteiligungsbeitrag, sowie die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts sind ausgeschlossen.

8. Rücktritt

Der Veranstalter ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn über das Vermögen des Ausstellers die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens beantragt wird. Hiervon hat der Aussteller den Veranstalter unverzüglich zu unterrichten. Bis zur Zulassung der Anmeldung durch den Veranstalter ist ein Rücktritt möglich. Die Rücktrittsgebühr beträgt EUR 1.000,00 zzgl. MwSt. Nach der Zulassung sind ein Rücktritt oder eine Verkleinerung der Ausstellungsfläche nicht möglich. Die gesamte Standmiete, Anmeldegebühr und entstandene Kosten sind zu zahlen. Bis zu einer Frist von fünf Wochen vor der Veranstaltung ist die Stornierung des über den Veranstalter gebuchten Modulstandbaus kostenfrei möglich. Die Stornierung von Unterausstellern ist bis zum Anmeldeschluss, der aus den „Besonderen Teilnahmebedingungen“ hervorgeht, kostenfrei möglich. Sollte der Aussteller gleichwohl darauf verzichten, die ihm zugeteilte Standfläche zu belegen und die Fläche nicht anderweitig vermietet werden können, so hat der Aussteller den gesamten Beteiligungsbeitrag zu zahlen, sofern er nicht nachweist, dass dem Veranstalter ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Wenn die Fläche durch den Veranstalter anderweitig vermietet werden kann, zahlt der Aussteller nur 40 % des Beteiligungsbetrages. Der Austausch von nicht vermieteter Fläche durch den Veranstalter zur Wahrung des Gesamtbildes entbindet den Aussteller nicht von seiner Zahlungsverpflichtung. Der Rücktritt des Ausstellers bzw. der Verzicht auf die zugeteilte Standfläche wird erst mit Eingang der schriftlichen Erklärung beim Veranstalter wirksam.

Für die Stornierung von Modulständen wird ab fünf Wochen vor Messebeginn eine Stornierungsgebühr von 50 % der Auftragssumme (Standfläche x EUR / m²) berechnet. Darauffolgende Stornierungen werden mit 100 % der Auftragssumme in Rechnung gestellt. Bei Stornierungen eines Modulstands, die eine individuelle Ersatzbuchung bei unserem Standbaupartner in gleicher oder höherer Umsatzgröße zur Folge hat, werden die 50 % - Stornierungsgebühren nicht erhoben. Evtl. anfallende Aufschläge für Grafik- oder Sonderproduktionen bleiben davon ausgenommen.

9. Tiere

Tiere sind innerhalb der Messehallen nicht erlaubt. Eine Ausnahme hiervon bilden Blindenhunde.

10. Ausstellungsgüter

Stark riechende, feuergefährliche oder Ausstellungsgüter, deren Vorführung mit Lärm verbunden ist, dürfen nur nach vorheriger Zustimmung durch den Veranstalter ausgestellt werden. Ausstellungsstücke dürfen während der Dauer der Veranstaltung nicht entfernt werden.

11. Betrieb des Standes

Der Aussteller ist verpflichtet, den Stand während der ganzen Dauer der Messe / Ausstellung mit den angemeldeten Waren zu belegen und, sofern der Stand nicht ausdrücklich als Repräsentationsstand vermietet ist, mit sachkundigem Personal besetzt zu halten. Kein Stand darf vor Beendigung der Messe ganz oder teilweise geräumt werden. Zuwiderhandelnde Aussteller verpflichten sich, eine Vertragsstrafe in Höhe der halben Standmiete zu bezahlen.

12. Standgestaltung und Standbaugrenzen

Der Aussteller verpflichtet sich, einen Fußbodenbelag für die an ihn ausgewiesene Standfläche zu verlegen bzw. verlegen zu lassen. Der Aussteller verpflichtet sich außerdem, seinen Stand mit Begrenzungswänden abzutrennen, falls dieser direkt an eine weitere Standfläche oder an das Ende der Veranstaltungsfläche bzw. der Hallenfläche angrenzt. Exponate können bis zur Ganggrenze aufgestellt werden. Bedienpulte und Bediener o. ä. müssen sich jederzeit innerhalb der Standgrenzen befinden. Ca. 30 % jeder offenen Seite dürfen mit geschlossenen Wänden „bebaut“ werden. Es ist sicherzustellen, dass die Attraktivität der gegenüberliegenden und benachbarten Stände nicht beeinträchtigt wird. Bildwände und Monitore für Vorführungen aller Art sind so weit von den Gangfronten entfernt anzuordnen, dass Interessenten zum Betrachten die Standfläche betreten müssen, um den Besucherverkehr in den Gängen nicht zu beeinträchtigen.

Die spring Messe Management GmbH ist berechtigt, nicht genehmigte / zugelassene Standbauelemente auf Kosten und Gefahr des Ausstellers entfernen oder abändern zu lassen. Weitere Details entnehmen Sie bitte den technischen Richtlinien Punkt 4.3.1.

12a. Vortragsforen

Die Einrichtung einer Vortragsbühne / eines Vortragsforums auf der Standfläche muss beim Veranstalter vorab ebenso angemeldet werden wie die teilnehmenden Referenten. Als Referenten sind ausschließlich Personen zugelassen, die Produkte und / oder Dienstleistungen im Personalmanagement nur innerhalb ihrer eigenen Organisation anwenden und/oder sich ausschließlich zu Forschungszwecken mit Personalthemen beschäftigen (keine potenziellen Aussteller). Sofern die Beteiligung von Rednern außerhalb dieser Referentengruppe beabsichtigt ist, behält sich der Veranstalter vor, jede / n betreffende / n Referenten / Referentin als Unteraussteller zu behandeln und dem Aussteller hierfür die für Unteraussteller geltenden Gebühren in Rechnung zu stellen.

13. Werbung

Werbung jeder Art, insbesondere die Verteilung von Werbedrucksachen und die Ansprache von Besuchern, sind nur innerhalb des Standes gestattet. Die Verteilung von Werbedrucksachen oder Informationen, die der eigenen Bewerbung dient und außerhalb des Standes stattfindet, bedarf einer schriftlichen Genehmigung der Messeleitung. Jegliche Werbemaßnahmen, die andere Messen / Wettbewerbsveranstaltungen und / oder Ausstellungen zum Gegenstand haben, sind grundsätzlich untersagt. Ausnahmen bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch den Veranstalter.

14. Transport

Der Transport der Ausstellungsgüter auf dem Messegelände und deren speditionelle Abwicklung sind nur dem vom Veranstalter zugelassenem Platzspediteur gestattet. Die Kosten für den Platzspediteur sind vom Aussteller zu tragen und direkt an den Platzspediteur zu entrichten.

15. Versicherung und Haftung

Die Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transports und während der Veranstaltung, insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl, etc. ist Angelegenheit des Ausstellers. Der Aussteller haftet für alle Schäden, die durch seine Ausstellungsbeteiligung gegenüber Dritten verursacht werden, einschließlich der Schäden, die an Gebäuden auf dem Ausstellungsgelände und dessen Einrichtungen entstehen. Der Veranstalter haftet nicht für Personen- und Sachschäden. Er haftet im Besonderen auch dann nicht für Beschädigungen an Exponaten und deren Entwendung, wenn im Einzelfall der Standbau oder die Dekoration übernommen wurde. Der Aussteller stellt den Veranstalter darüber hinaus mit der Anerkennung dieser Teilnahmebedingungen ausdrücklich von jeglichen eventuellen Rechtsansprüchen Dritter frei. Der genannte Haftungsausschluss des Veranstalters gilt nicht, soweit die Schäden auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Veranstalters beruhen.

16. Rundschreiben

Die Aussteller werden nach Zulassung der Standfläche durch Rundschreiben über Fragen der Vorbereitung und Durchführung unterrichtet. Folgen, die durch Nichtbeachtung dieser Rundschreiben entstehen, hat ausschließlich der Aussteller zu vertreten.

17. Vorbehalt

Der Veranstalter ist berechtigt, die Veranstaltung zu verschieben, zu verkürzen, zu verlängern oder abzusetzen sowie vorübergehend oder endgültig und in einzelnen Teilen oder insgesamt zu schließen, wenn unvorhersehbare Ereignisse eine solche Maßnahme erfordern. Der Aussteller hat im Falle der Verschiebung, Verkürzung, Verlängerung, Schließung oder Absage sowie in allen Fällen von höherer Gewalt keinen Anspruch auf Rücktritt oder auf Schadensersatz. Im Falle einer Absage der Veranstaltung- haftet der Veranstalter nicht für Schäden oder sonstige Nachteile, die sich für den Aussteller hieraus ergeben. Auf Verlangen des Veranstalters ist der Aussteller verpflichtet, einen Anteil von max. 30 % der Ausstellungsbeiträge zu zahlen, der für die Vorbereitung der Veranstaltung entstandenen ist. Ist der Veranstalter verantwortlich für die Absage der Veranstaltung, werden keine Kosten erhoben.

18. Technische Richtlinien

Dem Aussteller werden die Technischen Richtlinien der spring Messe Management GmbH sowie sämtliche das Messegelände betreffende Bestimmungen und Richtlinien zur Verfügung gestellt und müssen von diesem zur Kenntnis genommen und verbindlich anerkannt werden. Vorrang haben im Einzelfall die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ des Messegeländes. Die Technischen Richtlinien und die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ des Messegeländes werden mit dem Zugang zum Ausstellerhandbuch, den messetypischen Bestellformularen zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch werden die „Technischen Richtlinien“ und die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ des Messegeländes, seitens des Vertragspartners, auch übersandt.

19. Einwilligung in die Datenübermittlung

Der Aussteller willigt in eine Übermittlung der im Rahmen der Anmeldung erhobenen Daten an die Deutsche Messe AG sowie deren Tochtergesellschaften Deutsche Messe Interactive GmbH ein.

Hierbei handelt es sich um folgende Daten:

  • Firma, Anschrift (Straße, PLZ, Ort)
  • Telefonnummer
  • URL
  • Name des Inhabers / Marketingleiter / Ansprechpartner (Stellung) für Messeabwicklung gebuchte Messe / Datum der Messe / Umfang der Messebuchung

Der Aussteller stimmt einer werblichen Nutzung dieser Daten durch die genannten Gesellschaften zu. Eine Übermittlung der E-Mail-Adresse an die genannten Gesellschaften zur werblichen Nutzung erfolgt nur mit gesondert erteilter Einwilligung.Ferner erklärt sich der Aussteller damit einverstanden, dass eine Nennung des Unternehmens als Aussteller im Rahmen aller die Messe betreffenden Kommunikationsmaßnahmen (Pressemitteilungen, Print- und Online-Publikationen) erfolgen kann.

20. Schlussbestimmung

Hinsichtlich des mit dem Beteiligungsbeitrag abgegoltenen Leistungsumfanges wird auf die „Besonderen Teilnahmebedingungen“ verwiesen. Hat der Aussteller dem Veranstalter Aufträge für kostenpflichtige Leistungen außerhalb des Rahmens der „Besonderen Teilnahmebedingungen“ erteilt, so werden ihm die dafür anfallenden Kosten in Rechnung gestellt. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen unwirksam sein oder werden, so lässt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt in diesem Fall eine solche wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahe kommt. Die gegenseitigen Rechte und Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist der Sitz des Veranstalters, Mannheim. Sollte eine der vorstehenden Bedingungen nichtig sein, so gelten die übrigen gleichwohl. Diese sollen so ausgelegt werden, dass Sinn und Zweck des Vertrages gleichwohl erhalten bleibt. Alle Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter verjähren innerhalb von sechs Monaten. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Monats, in den der Schlusstag der Veranstaltung fällt. Die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ wurden auf Deutsch ausgefertigt und in weitere Fremdsprachen übersetzt. Im Zweifelsfall bzw. im Falle einer Abweichung ist die deutsche Version für beide Vertragsparteien maßgeblich.

Hinweis zum Umgang mit Ihren Daten

spring Messe Management GmbH erhebt die Anmeldedaten (Kontaktdaten wie Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Telefon- / Faxnummer und E-Mail Adresse, URL) sowie Bestelldaten und verwendet sie für die Vertragsdurchführung. Zudem werden Name (Firma, Ansprechpartner) und Anschrift für schriftliche Werbezwecke verwendet. Die Telefonnummer wird für werbliche Zwecke verwendet bei ausdrücklicher Einwilligung oder wenn die Voraussetzungen für eine mutmaßliche Einwilligung vorliegen. Die erhobenen E-Mail Adressen verwendet spring Messe Management GmbH zur weiteren Information über eigene ähnliche Angebote. Einer Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke können Sie jederzeit – etwa durch E-Mail an datenschutz@messe.org – widersprechen. Bitte beachten Sie die Einwilligungsklausel in die Datenverarbeitung in Ziff. 19 der „Allgemeinen Teilnahmebedingungen“.

April 2016, spring Messe Management GmbH


Medienpartner